NOM-151-SCFI-2016 es una Norma Oficial Mexicana clave para la gestión digital de documentos y datos en el país. Esta norma, también conocida como NOM 151, establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Si eres estudiante, profesionista o te interesa legalizar procesos digitales, te conviene conocer sus puntos principales.

¿Qué es la NOM-151-SCFI-2016?

La NOM-151-SCFI-2016 (a veces llamada NOM 151 PDF o NOM 151 SCFI-2016 PDF) es la norma mexicana que regula cómo se deben conservar los mensajes de datos, digitales y documentos digitalizados, asegurando que sean integrales y auténticos para su uso legal o comercial en México.

Objetivo y campo de aplicación

El objetivo central de la NOM-151-SCFI-2016 es establecer requisitos, especificaciones y procedimientos que aseguren la conservación y integridad de mensajes electrónicos y documentos digitalizados. Así, cualquier empresa, institución o persona que maneje información digital relevante puede cumplir la norma y dar validez a estos archivos.

Aplica especialmente cuando se desea que:

• Mensajes de datos (emails, contratos, avisos, etc.) sean válidos y auténticos con fuerza legal.
• Documentos físicos se digitalicen y el archivo generado tenga valor probatorio.
• Se quiera tener constancia de la integridad de archivos electrónicos.

Definiciones clave según la NOM-151-SCFI-2016

Para comprender la norma, es importante entender algunos conceptos base:

• Mensaje de Datos: Información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.
• Digitalización: Conversión de documentos impresos en imágenes electrónicas mediante escáner u otro equipo.
• Conservación: Almacenamiento protegido de archivos electrónicos para garantizar su disponibilidad e integridad comercial o legal.
• Integridad: Propiedad mediante la cual se garantiza que el documento no ha sido alterado.
• Proveedor de Servicios de Certificación (PSC): Empresa autorizada para expedir constancias de conservación de mensajes de datos.

Estructura y alcance de la NOM-151-SCFI-2016

La norma 151 está estructurada de la siguiente forma:

• Disposiciones generales y objeto
• Definiciones
• Requisitos para conservación de mensajes de datos
• Requisitos para digitalización
• Constancias de conservación y su obtención
• Procedimientos para proveedores de servicios
• Especificaciones técnicas
• Vigencia, referencias y anexos

Requisitos para conservación de mensajes de datos

La NOM-151-SCFI-2016 exige que los mensajes de datos se conserven de forma que cumplan con los siguientes requisitos:

• Integridad: El mensaje debe permanecer inalterado desde que fue generado.
• Identificación: Se debe poder identificar de forma única cada mensaje y su origen.
• Disponibilidad: Los mensajes conservados deben poder recuperarse durante el plazo requerido.
• Acceso controlado: Sólo personas autorizadas pueden acceder a los mensajes almacenados.
• Protección: Deben existir mecanismos para evitar accesos no autorizados y mantener su protección contra pérdida o deterioro.

Además, se debe garantizar que cualquier tratamiento, traslado o copia de los documentos mantenga la integridad original.

Requisitos para digitalización de documentos

Digitalizar documentos bajo la NOM-151-SCFI-2016 implica hacerlo de una manera que preserve su valor legal y probatorio. Los requisitos principales de la NOM 151 para digitalización son:

• Captura fiel del documento en su totalidad (no debe faltar información).
• Generación de una imagen digital o archivo electrónico que sea representativo y fiel.
• Asegurar que el documento digitalizado es integral (no está alterado) y se pueda verificar esto posteriormente.
• Almacenamiento seguro y disponible durante el periodo que establezca la ley u organismo correspondiente.

Constancia de Conservación de Mensaje de Datos

Un aspecto central de la NOM-151-SCFI-2016 es la constancia de conservación. Sus características principales son:

“La constancia de conservación de mensaje de datos debe contener los elementos y especificaciones técnicas señalados en la norma, para garantizar su valor probatorio, autenticidad e integridad”.

• Generación: Solamente por proveedores de servicios de certificación autorizados.
• Contenido mínimo: Fecha y hora, identificación única del mensaje/documento, métodos de autenticidad, datos del proveedor, etc.
• Finalidad: Demostrar legalmente que un mensaje o documento digitalizado no ha sido modificado desde una fecha y hora determinada.

Proveedores de servicios de certificación

Para validar la integridad y autenticidad de los mensajes almacenados, la norma 151 define que solo un PSC (Proveedor de Servicios de Certificación) puede emitir estas constancias.

Requisitos que deben cumplir los PSC:

• Infraestructura tecnológica segura y confiable.
• Procedimientos para protección de la información y prevención de fraudes.
• Contar con personal y equipo capacitado.
• Adherirse a auditorías y revisiones periódicas.
• Mantener registros disponibles para las autoridades competentes.

Especificaciones técnicas relevantes

La NOM-151-SCFI-2016 plantea requerimientos técnicos que incluyen:

• Uso de algoritmos de firma electrónica y sellado de tiempo para validar la fecha y hora de almacenamiento.
• Garantía de autenticidad sobre el origen.
• Trazabilidad para identificar cambios o alteraciones.
• Validación continua de la protección de los registros.

Procedimientos de verificación y auditoría

Para asegurar el cumplimiento, los proveedores que certifiquen bajo la NOM-151-SCFI-2016 deben estar sujetos a controles y auditorías periódicas. Esto involucra:

• Supervisión por parte de las dependencias de la Secretaría de Economía u otras autoridades competentes.
• Revisión de los procesos, sistemas y registros virtuales.
• Verificación de que las constancias emitidas cumplen requisitos legales y técnicos de la norma 151.

Descargar la NOM-151-SCFI-2016 en PDF

Puedes consultar o descargar la NOM-151-SCFI-2016 PDF aquí mismo: Descargar NOM 151 PDF completo.

Importancia legal de la NOM-151-SCFI-2016

Cumplir con la NOM 151 no es solo un tema técnico, sino también legal. Cualquier información digital que desees que tenga validez ante autoridades o en procesos comerciales debe ser resguardada bajo este marco. En auditorías, litigios o solicitudes de información, la constancia que otorga la NOM 151 permite probar la autenticidad y la fecha de un mensaje de datos.

Relación con otras normas y temas digitales

Si quieres profundizar en cómo la NOM 151 se integra con otras regulaciones y definiciones técnicas mexicanas, puedes revisar algunos recursos útiles en nuestro sitio:

• Diferencia entre NOM y NMX
• Cómo citar una NOM en formato APA
• Definiciones en NOM-251
• Glosario en NOM-003

Consideraciones sobre la vigencia y actualización

La NOM-151-SCFI-2016 ofrece el marco legal que respalda la utilización segura de documentos electrónicos y digitalizados en México.
Es importante mantenerse informado y consultar la versión oficial para cualquier cambio.

Disclaimer: Este artículo es solo un resumen informativo basado en la NOM-151-SCFI-2016 y no constituye una fuente oficial. Consulta siempre la NOM-151-SCFI-2016 oficial para asegurarte de la exactitud y detalle técnico o legal.